Privacidad en reuniones online
Las reuniones virtuales online mediante voz, vídeo o a través de servicios web son una constante del trabajo actual y del teletrabajo, que se ha visto enormemente potenciado por motivo de la pandemia de la COVID-19. Si bien cada vez somos más conscientes de la necesidad de proteger nuestra privacidad y seguridad en el mundo online, con las reuniones virtuales debemos adoptar medidas específicas.
A continuación, se incluyen una serie de consejos básicos para mantener reuniones online con privacidad y seguridad:
- Observe y siga las políticas establecidas por su organización para las reuniones online. Esto incluye la utilización exclusiva del proveedor tecnológico aprobado por la organización.
- En reuniones con un número elevado de asistentes y de diversas organizaciones, es conveniente designar al menos un participante que ayude al organizador durante su desarrollo en el control de los asistentes y cuestiones relativas a la privacidad y seguridad.
- Piense por adelantado en la sensibilidad de los temas a tratar, la identidad de los participantes y la posible difusión en caso de que la reunión sea grabada.
- Limite la reutilización de los códigos/enlaces de acceso. Si se ha usado el mismo código/enlace durante un tiempo, probablemente lo haya compartido con más personas de las que pueda imaginar o recordar.
- Si el asunto de la reunión es sensible, bien por el tema a tratar, la identidad de los participantes o cualquier otra cuestión, utilice códigos, urls de enlace y/o pines de acceso de un solo uso. Además, considere la necesidad de utilizar autenticación de doble factor. Esto evitará que alguien pueda unirse simplemente averiguando la URL de enlace o el código de acceso.
- Deshabilite las funcionalidades no necesarias como, por ejemplo, el chat, el intercambio de ficheros o la compartición de pantalla.
- En su caso, limite quién puede compartir pantalla para evitar cualquier imagen no deseada o inesperada. Antes de que alguien comparta su pantalla, recuérdele el riesgo de compartir información sensible.
- Realice la convocatoria únicamente a contactos concretos, evitando el envío de convocatorias a grupos o listas de correos, que incluyan enlaces que sean válidos tan solo por su posesión.
- Utilice una ‘sala de espera’ para poder ir admitiendo a los participantes, y no permita que la reunión comience hasta que se una el anfitrión.
- Habilite la notificación para cuando los asistentes se unen a la reunión. Podría ser mediante un tono característico o anunciando su nombre. Si su proveedor no lo permite, asegúrese de que el anfitrión pide a los nuevos asistentes que se identifiquen.
- Si está disponible, use un panel para comprobar los asistentes e identificar aquellos que sean genéricos.
- No grabe la reunión a menos que sea necesario. En tal caso, informe adecuadamente a los asistentes de la finalidad de la grabación y en qué momento se inicia/detiene la grabación. Algunos proveedores realizan estos avisos de forma automática.
- Antes de iniciar la reunión, compruebe qué área es visible detrás de usted y qué información personal está revelando. Considere la utilización de un fondo virtual que enmascare el segundo plano.
- Avise a posibles convivientes que se va a iniciar una reunión y tome las medidas para que su actividad no esté al alcance del micrófono y la cámara.
- Más allá de temas de eficiencia en la comunicación, durante la reunión desactive el micrófono y la recogida de video cuando no sea necesario. En particular, si va a realizar alguna acción fuera del foco de la cámara. Preste especial atención a los micrófonos inalámbricos
- Sea consciente de que la captura de video y audio podría continuar, por algún tipo de error humano o de sistema, cuando usted cree que la reunión ha terminado.
- Cuando termine la reunión, asegúrese de utilizar un dispositivo que inhabilite físicamente la cámara (pestaña, adhesivo o similar). No retire el dispositivo hasta que se vaya a iniciar la conexión.
FUENTE (AEPD):
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